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Eliminación de documentos

Procedimiento de eliminación de documentos administrativos de la CARM

Trámite

Tanto la Ley 16/1985 de Patrimonio Histórico Español como la Ley 6/1990 de Archivos y Patrimonio documental de la Región de Murcia establecen que toda la documentación generada y recibida por las administraciones públicas forma parte del patrimonio documental y, por tanto, no es posible su destrucción sino es a través de un proceso de valoración aprobado por la Comisión Calificadora de Documentos competente.

De acuerdo a la Disposición Transitoria Cuarta de la Ley de Archivos de Murcia, hasta que no se constituya la Comisión, que se haya en fase de tramitación, corresponde a la Consejería que tenga atribuidas las competencias en materia de patrimonio documental autorizar la destrucción de cualquier documento público que forme parte del patrimonio documental de la Región de Murcia.

Por lo expuesto, el titular de la Consejería competente en materia de archivos y patrimonio documental podrá autorizar la destrucción de documentos administrativos de acuerdo con el siguiente procedimiento:

1. El Órgano directivo del que dependa la unidad productora de los documentos o la encargada de su custodia, solicitará autorización de eliminación dirigida al Director General competente en materia de archivos, a la que acompañará la siguiente documentación:
- Informe de la Unidad productora indicando la caducidad de la vigencia administrativa de los documentos susceptibles de eliminación. El informe incluirá la identificación genérica de los expedientes que se pretendan eliminar, con las fechas y el volumen que ocupan.
- Informe de los servicios jurídicos de la Consejería productora de los documentos señalando la inexistencia de valor jurídico o fiscal en los expedientes o documentos a destruir.

2. Una vez recibida dicha solicitud con los anexos, el Director General competente en materia de archivos la remitirá al Archivo General para que con el estudio de identificación y valoración emita informe.

3. En el caso de que los informes fueran favorables, y una vez realizadas las modificaciones pertinentes y subsanados posibles errores, la Dirección General competente en materia de archivos elevará la correspondiente propuesta al Consejero que tenga atribuidas las competencias de archivos y patrimonio documental para que dicte la Orden por la que autoriza la destrucción de las series o fracciones de series propuestas. La citada Orden establecerá las condiciones en que se deberá llevar a cabo la eliminación y, en su caso, los muestreos a realizar y deberá publicarse en el BORM. Su eficacia quedará demorada, conforme a lo previsto en el artículo 39.2 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, hasta transcurridos tres meses desde su publicación, siempre que en ese plazo no se hubiese interpuesto contra ella ningún recurso potestativo de reposición. En caso de que sea impugnada, no podrá procederse a la destrucción de documentos hasta que esta Resolución adquiera firmeza.

4. Una vez producida la eficacia de la autorización que por esta Resolución se acuerda, el proceso de destrucción debe ser inmediato, garantizando la seguridad en el traslado de la documentación y utilizando el método más adecuado que haga imposible la reconstrucción de los documentos y la recuperación de cualquier información contenida en ellos. Se levantará acta de eliminación de los documentos que se destruyan, debiendo remitirse una copia de la misma a la Dirección General competente en materia de archivos, que se incluirá para su custodia en el correspondiente expediente de eliminación.

Documentos que hay que presentar:

  • Comunicación interior

  • Informe de la unidad productora o la encargada de su custodia

  • Informe de los servicios jurídicos de la Consejería productora de los documentos

  • Estudio de identificación y valoración

  • Informe del Archivo General de la Región de Murcia

  • Acta de eliminación de documentos

 

Órdenes de eliminación y formularios 

  Propuestas de eliminación aprobadas (a julio de 2018)
  Modelo de estudio de identificación y valoración
  Modelo de acta de eliminación
 
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